AI如何重塑會計人員的日常工作？
在大多數公司或會計師樓，每月結帳時需要處理大量來自不同供應商、不同格式、不同語言的發票與收據。這些文件未必是整齊的PDF，有些可能是模糊相片、手寫單據，甚至是WhatsApp截圖。傳統的OCR技術無法處理這些情況，令財務團隊只能依賴人手逐項輸入、分類及入賬，不但耗時，亦容易出錯。
新一代AI透過大型語言模型（LLM）與多模態感知技術，已經可以理解任何格式的帳單內容，並自動完成從資料抽取到生成分錄的整個流程。本文將詳述AI如何實現這個流程，以及它為會計人員帶來的轉變。
1. 傳統OCR技術受限於格式，難以處理真實情況
傳統OCR只能辨識事先設定好格式的發票或收據。假如供應商使用自家設計的模板、加插圖像、手寫項目或中英混合內容，系統就會出現錯誤，甚至完全無法處理。
例如，一張餐飲收據上可能包括手寫備註、折扣資訊或稅項摘要，傳統OCR未能判斷各欄內容與實際用途的關聯，會計人員需花時間重新整理資料。
2. 新一代AI可閱讀任何格式，無需預設模板
現時的AI系統可處理各種圖片、掃描文件或拍攝截圖。無論收據係JPEG、PDF、HEIC抑或文件內含中英混排、標誌、表格等，AI皆能準確理解當中結構及語意。
系統不但可自動抽出金額、日期、供應商名稱等基本欄位，亦能因應上下文判斷消費類別（例如：車費、膳食、辦公用品），無需人手預先建立模板，大大提升處理速度。
3. 資料抽取更準確，能理解上下文語意
與過往只靠字形比對的OCR不同，AI可運用語言理解技術，自動分析資料之間的邏輯關係。例如：
- AI可理解「現金折扣」是否應扣除總金額，並計入「折扣收入」帳戶；
- 能辨識「付款人」與「收款人」的角色，不再混淆資料歸屬；
- 面對含有多項目條款的發票（如：月費+一次性項目），AI可自動分類並分拆處理。
這種語意判斷能力，令資料輸入更精準，減少分類錯誤。
4. 自動對應公司會計科目，自動生成雙重分錄
每間公司都有其獨立定義的Chart of Accounts（會計科目表），AI系統可預先對接該科目結構，並將抽取到的項目自動套用至正確帳戶，生成借貸分錄。
例如：
- 「辦公室文具」將自動歸入「文具用品開支」；
- 「交通費」自動分類至「差旅開支」；
- AI更可根據部門標籤或項目編號，自動為分錄加入部門、地區或項目代碼，支援管理報表用途。
整個過程毋須人手轉換，大幅降低人為錯誤風險。
5. 角色升級：從資料輸入員變成財務守門人
當AI代替會計人員完成重複性工作後，財務團隊可將更多時間專注於審核、分析與內部控制。例如：
- 根據AI自動生成的分錄進行審查與調整；
- 為異常開支設立警示；
- 分析供應商付款趨勢或部門開支變化。
會計人員可真正發揮其專業判斷力，提升對業務的貢獻。
6. 縮短月結時間，提升整體效率
使用AI後，處理一張發票由以往需時5至10分鐘縮短至數十秒。以每月處理500張發票的中小企業為例，可節省數十小時工作時間，月結速度由數星期縮短至數日，大大加快財務報表交付節奏。
更重要的是，標準化流程能減少出錯，減少因數據不一致而導致的追溯與更正工序。
7. 多語言多幣種支援，適合跨境業務需要
HeyBen的AI系統支援繁體中文、簡體中文、英文及多國語言，能處理多幣別發票，支援不同地區稅制與開票習慣。
無論係香港、內地、台灣、東南亞地區供應商開出的發票，AI皆能準確讀取與處理，尤其適合有多個地區辦公室或供應鏈業務的企業使用。
HeyBen如何做到以上功能？
HeyBen係一個為會計師樓及企業財務團隊而設的AI會計助手，無需更換你現時的會計軟件，只需簡單接駁，便可自動完成以下流程：
- 自動讀取所有格式之發票與收據（包括掃描、相片、PDF）
- 自動抽取及辨識收據資料
- 根據貴公司自訂的會計科目自動生成分錄
- 提供可審核的建議入賬方案
- 支援多語言、多幣別及多實體操作
目前已有超過40間會計師樓及企業採用HeyBen處理超過250個業務實體的帳目，大幅提升其處理速度與準確性。
結語：AI成為會計團隊不可或缺的拍檔
AI技術已不再是遙遠未來，而係會計團隊提升效率、減低錯誤、重塑角色的關鍵工具。從讀取文件到生成分錄，整個流程愈來愈自動化、人性化。會計人員可以將時間花喺更高層次分析與內控工作，真正做到「用人之長，補機之短」。
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