為何不應只依賴LLM？

財務團隊每日面對的7大帳務挑戰，嵌入式AI產品才能真正解決

不少財務主管近年開始嘗試使用ChatGPT或其他LLM（大型語言模型），期望能協助生成報表摘要及處理財務數據。然而在實際應用中，往往需要先整理資料格式、再編寫prompt，事後還要逐步檢查結果，最終花費的時間和精力比預期更多。

嵌入式AI產品則專為會計及財務工作而設計，能直接融入日常流程，針對財務團隊每天最常見的困擾提供實際解決方案。以下列出7個情景，說明兩者的分別。

1. 無需重複整理文件格式，節省大量前期時間

使用LLM的情況： 許多財務同事每天需處理PDF發票、掃描收據及銀行結單，若要輸入LLM，往往需先統一轉為Excel或結構化檔案格式，才能讓模型理解。格式不一致時，更容易出現錯誤或讀取失敗。

使用嵌入式AI產品： 可直接辨識PDF、掃描圖像及不同類型的CSV，並自動轉換為統一結構，即時進行分類與分錄。相比透過LLM先進行繁瑣的前期整理，嵌入式AI能大幅減少處理時間及人手。

2. 並非僅提供文字摘要，而是真正生成雙邊分錄

使用LLM的情況： LLM最多只能輸出「此筆交易屬於交通費」等文字提示，並無能力依據貴公司的會計科目表，自動建立完整的借貸分錄。因此仍需會計人員手動再輸入系統。

使用嵌入式AI產品： 可根據公司現行的Chart of Accounts，直接自動生成平衡的借貸分錄，確保總帳保持一致，減低因人工輸入出錯而導致帳目混亂的風險。

3. 自動化銀行對賬，避免月結週期延長

使用LLM的情況： 只能協助閱讀或整理文字，並無法自動比對銀行交易與帳上資料。所有配對工作仍需人手逐筆核對，既耗時又容易遺漏。

使用嵌入式AI產品： 會根據金額、日期及供應商名稱，自動將銀行流水與帳上數據進行比對，標示未配對項目，令財務人員能專注處理真正需要關注的異常項目，顯著縮短月結週期。

4. 直接匯出Excel報表，便於管理層審閱

使用LLM的情況： 多數僅輸出文字段落或不規整的表格，需要額外時間手動整理到Excel，格式凌亂，增加後續報告準備負擔。

使用嵌入式AI產品： 可按現有管理需求直接匯出試算表、部門報表或特定科目明細，格式嚴謹，方便用於提交管理層或審批會議。

5. 同時處理多種文件，無需分批操作

使用LLM的情況： 若同時需處理掃描收據、銀行結單及供應商電子發票，往往需分批整理格式再個別輸入模型。

使用嵌入式AI產品： 可在同一流程中處理不同類型的文件，自動擷取金額、日期及供應商名稱，統一整合至會計流程，減少重複作業。

6. 保留完整稽核紀錄，符合審計要求

使用LLM的情況： 生成的文字結果並無自動保留處理或修改紀錄。若日後稽核需要追溯誰於何時修改或覆核資料，將難以提供佐證。

使用嵌入式AI產品： 會全程自動記錄每次匯入、分錄建立及調整的使用者及時間，完整稽核軌跡清晰可查，符合內部控制及外部審計要求。

7. 減少加班及重工，將時間用於更高價值分析

使用LLM的情況： 因需要額外時間整理資料並後續人工輸入及比對，令加班情況仍然頻繁。財務人員往往被迫花費大量時間在低附加值的手工工作上。

使用嵌入式AI產品： 自動完成對賬、生成分錄及輸出報表後，會計人員可將精力投放在異常分析、成本檢討及預算規劃上，提升工作質量及戰略價值。

HeyBen如何協助您的財務團隊？

HeyBen正是一個專為中小企及會計師樓設計的嵌入式AI產品，能由掃描收據、發票及銀行結單自動擷取資料，依據貴公司的會計科目生成分錄，完成銀行對賬，並輸出整齊的Excel報表，全程保留稽核紀錄。

現時已有眾多香港及亞太地區企業透過HeyBen，將原本需時五日的結帳流程大幅縮短，減輕財務團隊負擔。

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